Investigação documental - CEDOC

Esta postagem refere-se ao dia 11/05/12, no qual participamos de uma dinâmica no Centro de Documentação da UnB, onde os quatro alunos do grupo foram divididos em Jornalista, Pesquisador, Analista Tecnológico e Observador. Com base nesta atividade, foi possível analisar os seguintes fatores:

Desbravando o Centro de documentação e arquivo:

Espécies documentais encontradas e função a elas atribuídas:

Ata – Usadas por conselhos ou grupos, no exercício de suas atividades, para documentar o que foi tratado em reuniões, além de deliberações e decisões tomadas em tais reuniões.

Ato normativo – decisões de caráter geral tomadas pelas mais altas instâncias, como padronização de uma função ou nomeação de um servidor.

Boletim – Registros de atividades específicas.

Carta – comunicações feitas entre a UnB e terceiros, para compartilhamento de informações

Cartazes - documentos geralmente usados para divulgação de atividades e eventos.

Contrato – acordo entre duas ou mais instituições e pessoas que geram obrigações e direitos simultâneos

Convênio – acordo entre duas ou mais instituições que geram serviços por parte de uma para a outra

Convite – requisição de presença em determinado evento

Crachá – documento de identificação funcional

Cronograma – documento que mostra a programação e agendamento de determinado período

Diploma – documento que confere habilidades a certa pessoa, e legalmente dá o direito de agir em atributo de tais habilidades.

Dossiês de estagiários e prestadores de serviço – conjunto de documentos referentes à atuação de estagiários e prestadores.

Edital – documento que faz solicitação de recursos, funcionários, serviços e etc, de forma legal

Folha de freqüência – documento pelo qual se acompanha a freqüência mensal de um servidor, prestador, estagiário, bolsista ou monitor.

Folha de pagamento – documento que confere pagamento a alguém de acordo com as atividades exercidas e sua freqüência.

Memorando e ofícios – Documento usado para fazer solicitações gerais ou prestar informações.

Materiais de referência – Documentos utilizados para auxiliar na classificação ou exercício de outra atividade no CEDOC, como por exemplo um 

Organograma (ajuda a entender cada setor da UnB e suas atribuições, para que se entenda a produção de um documento)

Parecer – Decisões tomadas pela Procuradoria Jurídica da UnB, de acordo com processos existentes, sobre determinada situação

Portaria – Solicitação de providências de caráter administrativo


Projetos - documentos que analisam e estudam mudanças e implementações para CAs, departamentos, movimento estudantil e a UnB como um todo.

Tipos documentais encontrados:

1. Ata de descrição de atividades em reuniões e colegiados
2. Ato normativo de nomeação, constituição de bancas e comissões, entre outros
3. Boletim de descrição de atividades
4. Carta para obtenção ou prestação de comunicação externa
5. Cartazes informativos
6. Contrato para prestação de serviços
7. Convênio com empresas terceirizadas para prestação de serviços do RU
8. Convite para solicitação de presença ao congresso nacional de arquivologia 
9. Crachá de identificação de servidor e de estagiário 
10. Cronograma de atividades da Reitoria
11. Diploma para obtenção de proficiência em lingua estrangeira
12. Dossiês de estagiários e prestadores de serviço 
13. Edital do Vestibular da UnB
14. Folha de freqüência de estagiário
15. Folha de pagamento  de servidor
16. Memorando correspondente ao pedido de material
17. Ofícios correspondente à doação de material permantente
18. Materiais de referência para auxílio de descrição de atividades de cada setor
19. Parecer da PJU para servir de base na tomada de decisões
20. Portaria para definição de bases administrativas 
21. Projetos de implementação de políticas internas 

Separação nas três idades
Corrente:

1. Boletim de descrição de atividades
2. Carta para obtenção ou prestação de comunicação externa
3. Cartazes informativos
4. Convite para solicitação de presença ao congresso nacional de arquivologia 
5. Crachá de identificação de servidor e de estagiário 
6. Folha de freqüência de estagiário
7. Folha de pagamento  de servidor
8. Memorando correspondente ao pedido de material
9. Ofícios correspondente à doação de material permantente
10. Materiais de referência para auxílio de descrição de atividades de cada setor

Intermediário:

1. Ata de descrição de atividades em reuniões e colegiados
2. Ato normativo de nomeação, constituição de bancas e comissões, entre outros
3. Boletim de descrição de atividades
4. Carta para obtenção ou prestação de comunicação externa
5. Cartazes informativos
6. Crachá de identificação de servidor e de estagiário 
7. Cronograma de atividades da Reitoria
8. Diploma para obtenção de proficiência em lingua estrangeira
9. Dossiês de estagiários e prestadores de serviço 
10. Folha de freqüência de estagiário
11. Folha de pagamento  de servidor
12. Materiais de referência para auxílio de descrição de atividades de cada setor
13. Projetos de implementação de políticas internas

Permanente: 

1. Ata de descrição de atividades em reuniões e colegiados
2. Ato normativo de nomeação, constituição de bancas e comissões, entre outros
3. Contrato para prestação de serviços
4. Convênio com empresas terceirizadas para prestação de serviços do RU
5. Diploma para obtenção de proficiência em lingua estrangeira
6. Edital do Vestibular da UnB (exemplar único)
7. Parecer da PJU para servir de base na tomada de decisões
8. Portaria para definição de bases administrativas 
9. Projetos de implementação de políticas internas

Impressões obtidas pelo grupo:


As pessoas entrevistadas na rua em geral não sabiam o que era o CEDOC, suas atribuições ou funções. Mas mesmo sem esse conhecimento faziam um pré julgamento quanto a situação que se encontrava a documentação:

"Provavelmente está em péssima situação, cheio de baratas e outros insetos."

Quando explicado as atividades do Centro os entrevistados concordavam com a importância da sua atuação, mas não acreditavam na eficiência do serviço por se tratar de uma administração da UnB. Ressaltando que 100% dos entrevistados eram estudantes da universidade.


O CEDOC – Centro de Documentação da Universidade de Brasília - é o órgão de gestão de documentos da universidade de Brasília criado provisoriamente como CEDAQ - Centro de Documentação e Arquivo da Universidade de Brasília - com a intenção de administrar os documentos produzidos pela instituição. Ultimamente o CEDOC vem passando por diversas mudanças positivas e futuramente passará a ser chamado de AGUnB Arquivo Geral da UnB,apoiando os mais diversas áreas e setores. O CEDOC é composto por 6 coordenações: Comunicação Administrativa, Coordenação de Protocolo,Coordenação de Arquivo Intermediário,Coordenação de Arquivo Permanente,Coordenação de Apoio Técnico e Microfilmagem. A Principal atuação do CEDOC é fazer assistência técnica trabalhando com a massa documental dos departamentos da universidade e instruindo os funcionários de cada setor como proceder no tratamento dos arquivos obedecendo o código de classificação.

O que foi visto na parte do investigador é que o acervo do CEDOC – UnB possui uma área administrativa, cuidadosamente organizada pelo Fernando (servidor responsável por tal área), onde há as confecções de crachás, memorandos, documentos do sistema unbdoc. Folhas de frequência de estagiário, servidores e prestadores de serviços fazem parte dessa área.Há também uma caixa de entrega ao usuário, onde os documentos solicitados pelos mesmos ficam até o solicitante pegar o que necessita. Dentro dos armários há materiais de trabalho.

Na parte de informática, a responsável Raiana disse que há um processo de microfilmagem dos documentos de frequencia doe servidores e professores por origem(setor) e mês. No próprio setor de informática tem boletins internos, que são explicações  voltadas ao servidores e permissões para usuários .

Como espécie documental, há dossiês divididos por departamento, atos da reitoria, guias de transferências, resoluções, projetos de extensão, atos das reuniões do colegiados, convênios,  processos do PIBIC, pareceres da PJU, dossiês de bolsistas, mapotecas, pedidos de integração de aluno e contratos de prestação de serviço.

Toda documentação da area fim é regida pela IFES e toda da area meio é pelo CONARQ

Proposição de código de classificação  


De acordo com o que foi observado na visita ao CEDOC, o grupo concordou que a melhor forma de implementação de código de classificação é por separar os documentos de acordo com o Subfundo, por existirem muitos deles na universidade. Após isso, separá-los em código de acordo com o assunto e, por fim, separá-los em tipologias (dentro dos assuntos).