A atividade proposta é escolher um documento da Diretoria de Acompanhamento e Integração Acadêmica - DAIA que tem ou viria a ter importância para se constituir um processo que acabaria no CEDOC da UnB (levando em consideração que, por ser o Arquivo da UnB, todos os documentos da UnB – em teoria – deveriam acabar no CEDOC, caso não fossem passíveis de descarte).
Os documentos escolhidos foram os convênios relacionados a estágios. Trata-se de documentos de caráter Permanente para a FUB, e são relacionados a acordos entre duas instituições, sendo que uma instituição (A) presta serviços a uma outra instituição (B), serviços esses que não podem ser feitos pela instituição A em sua estrutura, por conta de dificuldades de implementação, principalmente.
Para entender melhor:
O que é um processo?
É a constituição de um conjunto de documentos que instruem e consubstanciam um pedido de requerimento, com o objetivo de obter ou não a aprovação da instituição. Deve-se ter início e fim.
O que é autuação de processo?
A autuação consiste no fato de receber uma solicitação/petição e prepará-lo para tramitação interna (mais aqui).
Convênios -> Processos de convênio
Os convênios com a Universidade de Brasília – UnB relacionados ao campo de estágio são obrigatórios. São firmadas as seguintes diretrizes para sua regulamentação:
· O convênio é uma forma de interação da Universidade com a convenente, para a concessão de vagas para estágio;
· Tem vigência média de dois anos e pode ser prorrogado até o prazo de cinco anos. Após esse período, novo convênio deverá ser firmado;
· O convênio é celebrado pelo representante legal da FUB, o Reitor, e o representante legal da convenente;
· A formalização de novos convênios pela Universidade ocorre em um prazo médio de 30 dias;
· A empresa se obriga a apresentar os documentos necessários para a efetivação do convênio.
· O aluno poderá iniciar seu estágio na empresa enquanto tramitam os documentos para a efetivação de convênio.
A celebração de um convênio com a UnB ocorrerá se os seguintes documentos forem apresentados:
· Administração Direta –(Ministérios e etc.), Indireta (Autarquias, Fundações e etc.) e Terceiro Setor (ONG, Ordens, Institutos, Associações e etc.):
· Carta ou oficio – encaminhando os documentos com as pretensões de celebração à DAIA, especificando o curso do estágio oferecido, em papel timbrado, constando endereço, telefone, CEP e e-mail (original);
· Comprovante de regularidade fiscal – FGTS, INSS e Fazenda Federal;
· Ato constitutivo, Estatuto em vigor devidamente registrado no órgão competente (autenticado);
· Ato de designação de quem assinará o Convênio (autenticado);
· CNPJ;
· Comprovante de regularidade fiscal – FGTS, INSS e Fazenda Federal;
· Xerox do documento de Identidade (autenticado);
· Minuta de convênio.
Empresas:
· Carta ou oficio – encaminhando os documentos com as pretensões de celebração à DAIA, especificando o curso do estágio oferecido, em papel timbrado, constando endereço, telefone, CEP e e-mail (original);
· Contrato Social (autenticado)
· Ata de alteração constando a indicação ou substituição do sócio ou responsável pela assinatura do convenio (autenticadas);
· CNPJ;
· Comprovante de regularidade fiscal – FGTS, INSS e Fazenda Federal;
· Procuração designando o responsável que assinará o convênio; (autenticada);
· Xerox do documento de Identidade (autenticado);
· Minuta do convênio.
OBSERVAÇÕES:
· Os documentos deverão ser entregues diretamente à DAIA;
· O Convênio deverá ser assinado primeiramente pelo Reitor (após elaboração do Termo pela Diretoria de Projetos e análise da Procuradoria Jurídica) em seguida pela empresa e só terá validade após publicação no Diário Oficial da União – DOU;
· O Termo de Compromisso de Estágio deve ser assinado primeiramente pela Empresa, pelo aluno e por último pela DAIA. O anexo do Termo de Compromisso (Plano de Atividades) deverá ser assinado pelo supervisor de estágio da empresa e o coordenador do curso do aluno.
O que pode ser feito para melhorar?
Como já visto, a DAIA não tem participação formal alguma no processo, sendo responsável apenas pela checagem e recebimento da documentação da empresa com a qual a FUB celebrará convênio, pela atribuição de um número UnBDOC e pela organização dos documentos. Vale citar que essa atribuição não é apenas da DAIA, mas também de qualquer setor, coordenação, diretoria ou afins quem deseja a celebração de um convênio pela FUB (por exemplo, se o Departamento de Engenharia Mecânica deseja um convênio com uma montadora para aulas e estágios, a documentação será recebida por tal departamento, que fará as mesmas coisas que a DAIA na questão de organização do processo).
O grupo, de forma geral, acredita que a DAIA deveria ter uma participação mais ativa na celebração dos convênios referentes a estágios, com órgãos como CIEE, Stag e IF Estágios. O ideal seria que a DAIA recebesse a documentação da instituição convenente e a mandasse para a Procuradoria Jurídica, para a elaboração do termo de convênio (em três vias), junto com um parecer sobre a relação entre as atividades da DAIA e a instituição convenente. Feito isso, o termo seria reenviado à DAIA, para que o diretor o assinasse. Após isso, o reitor assinaria e, sucessivamente, a instituição convenente. Uma via ficaria com a DAIA, outra com a convenente e, por último, uma na DPA (Antiga SCO - Serviço de Convênios e Contratos).
Trâmite ideal esquematizado:
Referências Bibliográficas:
Brasil. Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Coordenação de Documentação e Informação. Manual de Gerenciamento de Documentos e Utilização do CPROD do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão. Brasília: MP, 2002.70 p. Disponível em:< http://www.planejamento.gov.br/secretarias/upload/Arquivos/publicacao/cprod/cprod_manual_do_usuario.pdf>. Acesso em 19 de junho de 2012.
ORDEM DOS ADVOGADOS DE BRASÍLIA. Processo civil passo a passo. Disponível em:< http://www.oabvr.org.br/index.php?option=com_content&view=article&id=7:processo-civil-passo-a-passo&catid=3:artigos&Itemid=5>. Acesso em 20 de junho de 2012
PREFEITURA ESTADUAL DE LIMEIRA. Manual de procedimentos número 22. Disponível em: <
http://www.limeira.sp.gov.br/secretarias/administracao/files/expediente_gabinete/pop/pop/022.pdf>. Acesso em 20 de junho de 2012
PREFEITURA MUNICIPAL DE CAÇADOR. Conceitos básicos sobre processos. Disponível em: < http://www.cacador.sc.gov.br/downloads/2006/concurso/procbasicos.pdf>. Acesso em 20 de junho de 2012
